Щоб отримати паперову копію своєї електронної декларації, потрібно лише кілька точних дій на сайті НАЗК. Детальна інструкція нижче допоможе роздрукувати декларацію коректно, з офіційними реквізитами та підписом, якщо це потрібно для подання за місцем вимоги або підтвердження перед роботодавцем, банком чи іншою установою.
Де знайти свою декларацію в електронному реєстрі
Електронний реєстр декларацій розміщений на офіційному сайті Національного агентства з питань запобігання корупції (НАЗК). Усі декларації, подані через Єдиний державний реєстр декларацій, доступні для перегляду онлайн і для завантаження у вигляді файлу PDF. Для цього не обов’язково авторизуватись, якщо декларація вже оприлюднена (крім випадків, коли це обмежено законодавством).
- Перейдіть на офіційний сайт НАЗК — розділ “Реєстр декларацій”.
- Використайте пошук за прізвищем, ім’ям, по батькові декларанта, або за ідентифікаційним номером декларації.
- Знайдіть потрібний запис у списку результатів і відкрийте повну версію декларації для перегляду.
Як завантажити декларацію у форматі PDF для друку
Після відкриття потрібної декларації у браузері, потрібно зберегти її у форматі PDF для подальшого друку. Це дозволяє уникнути технічних проблем із відображенням сторінки чи втрати важливих реквізитів.
- На сторінці перегляду декларації знайдіть кнопку “Завантажити PDF” або “Зберегти як PDF” (розташування може змінюватися залежно від оновлень інтерфейсу).
- Якщо такої кнопки немає, використайте функцію браузера: натисніть Ctrl+P (Windows) або Cmd+P (Mac) для виклику меню друку.
- У вікні друку виберіть “Зберегти як PDF” замість вибору принтера.
- Збережіть файл на комп’ютері у зручній для вас теці.
Усі офіційні декларації, які були подані до реєстру, містять у PDF-файлі QR-код або унікальний ідентифікатор для верифікації. Це підтверджує справжність копії.
Як підготувати декларацію до друку: що потрібно перевірити
Перед друком варто впевнитися, що всі сторінки декларації відображаються коректно, немає обрізаних полів, а також присутні всі потрібні реквізити. Особливо це важливо для подання до офіційних органів.
- Перегляньте збережений PDF-файл: інформація повинна бути повною, без пустих сторінок чи зсунутих блоків.
- Зверніть увагу на наявність QR-коду, ідентифікатора реєстру, дати та часу подання, номера декларації.
- Якщо файл виглядає некоректно — повторіть операцію із завантаженням або скористайтесь іншим браузером (Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge).
Яким способом краще друкувати електронну декларацію
Декларацію можна надрукувати на будь-якому принтері, який підтримує друк PDF-файлів. Важливо дотримуватись кількох простих правил, щоб копія була читабельною та визнавалась офіційною.
- Рекомендується друкувати у альбомній або книжковій орієнтації залежно від форматування документа.
- Слід встановити якість друку не нижче “Середня” (300 dpi), щоб QR-код та дрібний текст залишались розбірливими.
- Виберіть “Друкувати всі сторінки”, щоб не пропустити жодної частини декларації.
- Для подачі в установах краще використовувати папір формату А4.
Інколи державні органи або роботодавці вимагають, щоб роздрукована версія містила підпис декларанта. Якщо цього не зроблено в електронній формі, підпис потрібно поставити власноруч на паперовій копії після друку.
Як перевірити достовірність і чинність роздрукованої декларації
Наявність QR-коду або унікального номера декларації дозволяє будь-кому перевірити дійсність документу на сайті НАЗК. Для цього достатньо відсканувати QR-код або ввести номер декларації у пошуку реєстру.
- Перевірте чи є QR-код на першій сторінці декларації (або на останній, залежно від формату PDF).
- За допомогою смартфона або онлайн-сервісу проскануйте QR-код, щоб переконатися у відкритті сторінки з цією ж декларацією у реєстрі.
- У разі відсутності QR-коду — вручну скопіюйте ідентифікатор декларації та використайте його для пошуку на сайті НАЗК.
Що робити, якщо декларація не відображається або не друкується
Часом трапляються технічні збої, пов’язані з некоректною роботою браузера, перевантаженням реєстру або проблемами із самим файлом PDF. У такому разі варто дотримуватись наступної тактики:
- Очистіть кеш браузера та повторіть спробу завантажити документ.
- Використайте інший браузер або пристрій для доступу до реєстру.
- Спробуйте відкрити PDF-файл у другій програмі для перегляду документів (наприклад, Adobe Acrobat Reader).
- Якщо проблема не зникає — зверніться до служби підтримки НАЗК через офіційний сайт або форму зворотного зв’язку.
У разі термінової необхідності отримати декларацію радять використати кілька каналів одночасно — наприклад, спочатку завантажити PDF, а потім роздрукувати з флешки на іншому комп’ютері чи у сервісному центрі.
Вимоги до роздрукованої декларації для подання у різні установи
Більшість організацій приймають стандартну роздруковану копію електронної декларації з реєстру. Однак трапляються додаткові вимоги, на які потрібно звернути увагу:
- Деякі установи вимагають, щоб копія містила власноручний підпис декларанта на кожній сторінці або на останній сторінці.
- У випадку подання в суд або органи досудового розслідування, можуть знадобитись засвідчені копії — для цього потрібно підписати і за потреби завірити копію у нотаріуса.
- Для подання у кадрові служби або банки зазвичай достатньо роздрукованої копії з QR-кодом та ідентифікатором, без додаткових печаток чи завірень.
Перед поданням рекомендується уточнити у конкретній установі, чи потрібне додаткове завірення копії.
Як роздрукувати додатки, пояснення чи історію змін декларації
У реєстрі можна знайти не лише основний текст декларації, а й додаткові документи, які подавалися разом із нею — пояснювальні записки, виправлені версії, додатки. Для їх роздруку слід виконати окремі дії:
- Відкрийте розділ із додатками або історією змін у профілі декларації на сайті реєстру.
- Знайдіть потрібний додаток чи виправлену версію — зазвичай вони мають окрему кнопку “Переглянути” або “Завантажити PDF”.
- Завантажте кожен додаток окремо у форматі PDF і роздрукуйте так само, як основну декларацію.
Усі виправлення, які були внесені до декларації після її подання, фіксуються у реєстрі. Це важливо, якщо установа вимагає саме актуальну версію документа.
Під час друку додатків та змін звертайте увагу на їхні дати та ідентифікатори — офіційні органи зазвичай приймають лише останню, актуальну версію декларації або додатка. Якщо у вас декілька виправлень чи доповнень, роздрукуйте їх окремо й підпишіть кожен документ згідно з вимогами установи.
Як діяти, якщо декларація потрібна з електронним підписом
У деяких випадках організації вимагають отримати декларацію не просто у паперовому вигляді, а саме з електронним підписом (КЕП). Оскільки підпис у реєстрі зберігається у цифровій формі, на роздрукованій копії електронний підпис не відображається, проте у PDF-файлі з реєстру міститься унікальний ідентифікатор, який підтверджує справжність подання.
- Для підтвердження електронного підпису достатньо надати роздруковану копію з QR-кодом та ідентифікатором декларації — ці реквізити дають змогу перевірити підпис онлайн.
- Якщо установа наполягає на паперовій копії з підтвердженням підпису — зверніться до нотаріуса, який засвідчить автентичність роздрукованого документа на підставі електронної версії.
- Для внутрішнього користування (наприклад, у кадровій службі) зазвичай достатньо власноручного підпису на роздрукованому екземплярі.
Жодна установа не має права вимагати “живий” електронний підпис на паперовій версії декларації — достатньо перевірки через QR-код або ідентифікатор на сайті НАЗК.
Як підписати роздруковану декларацію власноруч
Якщо паперову копію потрібно передати особисто або подати в установу, де вимагають підпис, варто розписатись на останній сторінці або на кожній сторінці документа (залежно від вимог). Підпис має бути чітким, розбірливим, бажано чорного або синього кольору.
- Підписуйте декларацію після повного друку, коли впевнитесь, що всі сторінки наявні і жодна інформація не втрачена.
- Не вносьте зміни чи виправлення у текст декларації від руки — будь-які правки мають бути внесені виключно через реєстр.
- Якщо цього вимагає установа — додатково зазначте дату підпису на відповідній сторінці.
Як завірити копію декларації у нотаріуса
Іноді виникає потреба надати засвідчену копію декларації. Це актуально для судів, органів досудового розслідування або деяких банківських операцій. Завірення у нотаріуса — стандартна процедура, яка підтверджує відповідність паперової копії електронному оригіналу.
- Візьміть з собою роздруковану декларацію з усіма додатками, якщо вони є частиною електронної версії.
- Нотаріус самостійно перевіряє відповідність копії оригіналу через реєстр та робить відповідну позначку на кожній сторінці або на першій сторінці документа.
- Зазвичай нотаріус вимагає паспорт або інший документ, що посвідчує особу.
Завірена копія має таку ж юридичну силу, як і електронна декларація в реєстрі, доки містить усі реквізити й підпис нотаріуса.
Що потрібно зробити, якщо декларація була відкликана або анульована
У разі відкликання чи анулювання декларації (наприклад, при звільненні з посади чи виявленні помилки) у реєстрі з’являється відповідна позначка. Роздруковувати такі документи не має сенсу для офіційного подання — установа може відхилити їх як недійсні.
- Перевірте стан декларації у реєстрі перед друком: діюча вона чи анульована.
- Якщо подали нову версію, роздрукуйте лише останню чинну декларацію.
- При необхідності пояснити ситуацію — додайте до роздрукованої декларації супровідний лист із зазначенням причин відкликання чи заміни (для внутрішнього користування).
Що робити, якщо дані в декларації змінилися після подання
Декларація у реєстрі зберігає статус на момент подання. Якщо після цього відбулися зміни у майновому стані чи складі сім’ї, для підтвердження актуальної інформації слід подати нову декларацію або виправлення через особистий кабінет реєстру.
- Оновіть дані у реєстрі відповідно до процедури внесення змін.
- Після підтвердження нової декларації роздрукуйте саме оновлену версію для подання за місцем вимоги.
- За необхідності додайте до пакета документів попередню версію як довідкову (наприклад, якщо цього вимагає установа).
Усі зміни автоматично фіксуються у реєстрі — перевіряйте, щоб роздрукована копія відповідала актуальному стану справ на момент подання.
Як діяти, якщо декларація потрібна іншою мовою
Офіційний реєстр декларацій працює українською мовою. Якщо необхідна декларація для іноземної установи, доведеться зробити офіційний переклад роздрукованої копії.
- Роздрукуйте електронну декларацію стандартним способом.
- Зверніться до ліцензованого перекладача або бюро перекладів для підготовки офіційного перекладу.
- Завірте переклад у нотаріуса, якщо цього вимагає приймаюча установа.
Перекладач повинен уважно дотримуватися структури документа і не пропускати жоден реквізит, включаючи QR-код та ідентифікатор. Завірений переклад має юридичну силу разом із оригіналом декларації.
Короткі поради для безпечного зберігання та подання роздрукованої декларації
- Зберігайте копію електронної декларації на надійному носії (флешка, хмарне сховище) у форматі PDF до завершення всіх формальних процедур.
- Не залишайте роздруковані копії у загальнодоступних місцях — декларація містить персональні та фінансові дані.
- При поданні кількох копій одночасно переконайтесь, що всі вони ідентичні і мають однаковий комплект сторінок та додатків.
- Після завершення процедури подання знищіть зайві паперові копії, якщо цього не забороняють вимоги установи.
Дотримання простих правил захисту персональних даних допоможе уникнути неприємностей через несанкціоноване розповсюдження вашої декларації.
